مجموعة دروس اكسيس 1

بسم الله الرحمن الرحيم


الاخوة الكرام


السلام عليكم ورحمة الله وبركاته



مجموعة دروس اكسيس


اولاً : ما هو آكسس ( Access ) ؟


برنامج إدارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن إستخدامه بسهولة .


ما هي قاعدة البيانات ؟


ملف واحد يتضمن عدة كائنات Access تتعامل معها بشكل منتظم


( جداول ، استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، وحدات نمطية ) .


ما هو الجدول ؟


يتم فيه حفظ البيانات ، وهو مرتب وفق تنسيق سطر وعمود حيث يحتوي كل عمود( حقل )


نوعاً محدداً من البيانات مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " وكل سطر ( سجل ) يتضمن


كل المعلومات التابعة لقيمة مدخلة واحدة مثل المعلومات الخاصة بموظف معين ، مثل " رقم


الموظف " ، " اسم الموظف " ، " المرتبة " ، " العنوان " ، " المدينة " .


ما هو الاستعلام ؟


يتم من خلاله طرح الآسئلة حول البيانات في قاعدة البيانات ، ويمكن من خلال الآستعلام


تصفية ودمج البيانات من عدة جداول في قاعدة البيانات ، حيث يمكن أن نقوم بتصميم إستعلام


يعرض معلومات الموظفين الذي مضى على خدمتهم أكثر من عشر سنوات فقط دون غيرهم .


ما هو النموذج ؟


واجهه يتم من خلالها عرض أو إضافة البيانات من الجداول او الاستعلامات الموجودة في قاعدة


البيانات .


ما هو التقرير ؟


يستخدم لعرض البيانات ومن ثم طباعتها ، ولا يمكن إستخدامه لإدخال البيانات .


ما هي الصفحات ؟


تعتبر نماذج من نوع خاص تسمح بعرض وتحرير الجداول أو الإستعلامات بإستخدام المتصفح


الخاص بالشبكة .


ما هي وحدات الماكرو ؟


تستخدم من اجل تبسيط العمل في Access وهي سلسلة من الإجراءات التي يمكن القيام بها


دفعة واحدة .


ما هي الوحدات النمطية ؟


تكتب بلغة فيجوال بيسك للتطبيقات يمكن عن طريقها كتابة شفرة برنامج يقوم بإنجاز سلسلة


من المهام الخاصة والتي لا يمكن إنجازها لو إستخدمنا وحدات الماكرو .


كيف أقوم بإصلاح ملفات Access المعطوبة ؟


إذا كنت تعلم أي ملفـــــــــــــــــــات البرنامج هو المعطوب يمكنك حذفه ثم تشغيل برنامج


الإعداد وإختيار " ( Add or Remove Features ) "


لتتم إضافة نسخة صحيحة من الملف .


أما إذا لم تكن تعلم أي ملفــــــــــات البرنامج هو المعطوب قم بتشغيل برنامج الإعداد (


Setup ) ثم إختر ( Remove Office ) ثم أعد تثبيت Access بإستخدام برنامج الإعداد ثانية .


ماهو الحجم الأقصى لقاعدة البيانات ؟


الحد الأقصى لقاعدة البيانات في آكسس نظرياً هو ( واحد قيقا بايت ) ولكن مع توفر إمكانية ربط


الجداول مع قاعدة بيانات أخرى أو مع جداول محفوظة كملفات خارجية ، ستكون كمية البيانات


التي يمكن حفظها غير محدودة إلا بحجم القرص الصلب



الحقول في اكسيس


ما هي أنوع الحقول المتاحة عند إنشاء جدول ؟


يوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة أنواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :


-نص : يستخدم لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ، ويمكن أن تكون القيم


المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .


مذكرة : يستخدم لحفظ القيم النصية الطويلة وذلك حتى ( 46000 حرف ) .


- رقم : يستخدم لحفظ بيانات رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية


أو قيماً سالبة تسبقها الإشارة السالبة .


- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أو الوقت أو كلاهما .


- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية من خلال أيقونة


إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows .


- ترقيم تلقائي : حقل عددي يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو


دائماً يبدأ بالقيمة رقم ( 1 ) .


- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ، نعم أو لا ) .


- كائن OLE : يستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows والتي تدعم خاصية ربط


وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو موجه صوتيه أو صور .


- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف مستند موجود على القرص


الصلب .


ما هي خصائص الحقول ؟


كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم حفظها فيه ، وتظهر


خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي من النافذة وضمن


التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :


- حجم الحقل : يستخدم لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا


يجب تجاوزه في الحقل من النوع " رقم " .


- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو تاريخ أو وقت .


- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو " عملة " لتحديد عدد المواقع


العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .


- قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .


- تعليق : يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في


نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير .


- القيمة الافتراضية : تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .


- قاعدة التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .


- نص التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق


من الصحة .


- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية .


السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من المسموح أن


يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية .


- مفهرس : يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا .


- ضغط Unicode : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه .


كيف يمكن تغيير القيمة الإبتدائية لحقل من النوع " ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ " 1 " ؟


- انشاء جدول يحتوي على حقل من النوع " ترقيم تلقائي " ، وهو الذي نريد أن نغير قيمة البدايه


له بحيث تكون غير الرقم ( 1 ) و حقل آخر من النوع " نص " .


مثال : جدول باسم " بيانات الموظفين " يحتوي حقلين الحقل الأول نسميه " رقم الموظف " ونوعه


ترقيم تلقائي والحقل الثاني نسميه " اسم الموظف " ونوعه نص .


- انشاء جدول ثاني يحتوي على حقل واحد من النوع " رقم " .


مثال : جدول باسم " مؤقت " يحتوي حقل واحــــــد فقط بإسم " رقم الموظف " ويكون نوع الحقل "


رقم " وأجعل الخاصية "حجم الحقل " هي " عدد صحيح طويل " .


- قم بإدخال سجل واحد فقط في الجدول " بيانات الموظفين " ، حيث يجب عليك هنا فقط أن تقوم


بإدخال أي اسم موظف وليكن مثلاً " محمد " وسيكون رقم الموظف القيمة ( 1 ) تلقائياً .


- قم بإدخال قيمه في الجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " وتكون أقل بواحد من الرقم الذي تريد


أن يظهر في جدول الذي قمنا بتسميته " بيانات الموظفين " .


فمثلاً إذا أردت أن تبدأ الترقيم في جدول " بيانات الموظفين " بالقيمة ( 50 ) أدخل في الحقل


الموجود بالجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " القيمة ( 49 ) .


- قم بإنشاء إستعلام إلحاق وقم بتسميته " إضافه رقم " ، وذلك من أجل إضافة قيمة الحقل الوحيد


في الجدول " المؤقت " إلى قيمة الحقل في الجدول " بيانات الموظفين " .


- قم بتشغيل استعلام الإلحاق " إضافة رقم " ، حيث سيتم إضافة قيمة الحقل في الجدول " مؤقت


" إلى قيمة الحقل في جدول " بيانات الموظفين " .


- قم بفتح الجدول " بيانات الموظفين " حيث ستجد في السجل الأول الحقل " رقم الموظف "


ويحوي القيمة ( 1 ) والحقل " اسم الموظف " الذي يحوي على القيمة ( محمد ) وسجل ثاني


يحوي الحقل الأول " رقم الموظف " القيمة ( 49 ) والحقل " اسم الموظف " يوجد به قيمة خالية .


- قم بحذف السجل الأول والثاني في جدول " بيانات الموظفين " والذي قمنا بوصفهما في الفقرة


السابقة .


- قم بحذف استعلام الإلحاق " إضافة رقم " وكذلك الجدول " مؤقت " فلم تعد بحاجه لهما .


- عند فتح الجدول " بيانات الموظفين " ستجد أن Access عند إضافتك لسجل جديد يتابع عملية


الترقيم بدءً من القيمة ( 50 ) .


- ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع " مذكرة " لحفظ نص متوسط


الحجم ؟


معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي :


- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .


- إذا أردت فهرسة الحقل .


- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .


معايير إختيار حقل من النوع " مذكرة " هي :


- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل .


يطلب آكسس دائماً تعريف مفتاح أساسي للجدول ، فهل هو ضروري ؟


يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :


- إذا كان هناك نية في إستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .


- الحاجه لحفظ سجلات في الجدول وفق ترتيب لا يتغيير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .


ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟


- إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .


- بناء علاقات بين الجداول .


- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس القيمة في حقل


مفتاح أساسي .


- كيف يمكنني تجنب تكرار قيمة في حقل ليس معيناً كمفتاح أساسي ؟


نقوم بفتح الجدول في نمط عرض التصميم ثم ننقر فوق الحقل المطلوب وننتقل إلى خصائص


الحقل وبالتحديد خاصية " مفهرس" ونختار " نعم ( بدون تكرار ) " .


ما هو الفرق بين خاصتي " قناع الإدخال " و " تنسيق " ؟


- خاصية " قناع الإدخال " : تحدد نوع القيمة المدخلة التي يمكن كتابتها في الحقل ، حيث تفرض


شكلاً معيناً تكون مجبراً على سلوكه عند الإدخال .


- خاصية " تنسيق " : تؤثر على البيانات في الحقل بعد إدخالها ، فهي تغير طريقة عرض البيانات .